Kiat-kiat Agar Presentasi Efektif & Lebih Menarik

Pernahkah anda menghadiri suatu presentasi materi tertentu, pelatihan atau pengenalan produk? Dan ternyata setelah beberapa lama mendengar anda langsung merasa bosan bahkan ngantuk. Mungkin sebagian besar diantara kita pernah mengalami kejadian seperti ini.
Padahal melakukan suatu presentasi merupakan suatu keterampilan yang penting terutama dalam lingkungan dunia kerja. Sudah merupakan hal yang lumrah untuk memberikan pelatihan, workshop, sosialisasi kebijakan, promosi produk dilakukan dalam suatu bentuk presentasi. Presentasi yang dilakukan secara efektif, tepat sasaran serta menarik untuk disimak audiens tentu akan memberikan kontribusi positif terhadap target presentasi yang akan dicapai dan tentunya akan memberikan nilai positif bagi anda yang sedang meniti karir profesional.

Berikut adalah tip-tip yang dapat membuat presentasi yang dilakukan menjadi lebih efektif :

1.Buatlah draft alur “cerita” yang akan disampaikan, sebelum dibuat dalam bentuk slide presentasi
Untuk memuluskan acara presentasi disarankan membuat alur cerita yang akan kita sampaikan, sesuaikan dengan target presentasi yang akan dicapai, mulai dari awal, tengah serta penutup. Gambaran alur ini membantu kita untuk memperkirakan waktu yang kita butuhkan serta penekanan-penekanan yang akan kita berikan pada beberapa materi. Pastikan alur cerita yang akan kita sajikan dalam presentasi cukup komunikatif.

2.Satu topik dalam satu waktu slide presentasi
Audiens akan membaca secara sekilas setiap slide presentasi yang muncul. Sehingga lebih baik slide presentasi yang muncul berisi poin-poin yang saat itu juga sedang diulas oleh pembicara. Jika dalam slide muncul topik yang berbeda dengan yang sedang dibahas pembicara maka akan muncul gap antara apa yang sedang dicerna audiens dengan apa yang sedang dibahas pembicara. Idenya adalah pembicara/presenter bertugas untuk mengatur aliran informasi yang diterima sehingga audiens dan pembicara berada dalam “frekuensi” yang sama.

3.Tidak ada paragraf
Salah satu hal yang membuat presentasi membosankan adalah isi slide-slide presentasi memuat dokumen atau teks yang secara persis akan dikatakan oleh pembicara tentunya dengan jumlah yang banyak, terdiri atas beberapa paragraf. Jika hal ini terjadi siap-siaplah para audiens akan cepat merasa bosan dan kehilangan selera untuk menyimak secara serius. Slide-slide presentasi yang anda tampilakan sebetulnya adalah sebuah “ilustrasi” mengenai topik presentasi, bukan secara utuh adalah materi presentasi itu sendiri. Slide presentasi yang ditampilkan lebih baik hanya memuat poin-poin yang ringkas, padat tentang ide yang akan disampaikan. Adapun jika memang anda memerlukan notes untuk hal yang akan disampaikan secara lisan, buatlah secara terpisah, jangan ditampilkan dalam layar presentasi, atau jika dapat gunakan daya ingat anda. Disinilah letak alur “cerita” yang disebutkan di poin nomor 1, untuk dapat berimprovisasi mengenai apa yang akan diungkapkan secara lisan dihadapan audien. Satu hal lainnya yang tidak kalah penting adalah jika memang anda “terpaksa” menyebutkan apa yang ada pada layar presentasi jangan sekali-kali membaca sambil memunggungi audien.

4. Optimalkan desain slide presentasi
Terkadang slide presentasi penuh semarak dengan afek animasi yang terlihat “keren” tapi dibalik itu efek animasi dapat memberikan gangguan kepada audiens. Penggunaan efek animasi yang tidak tepat dalam slide presentasi, akan mengganggu konsentrasi audien selain juga memakan waktu presentasi menjadi lebih lama. Disarankan untuk menyusun slide dengan desain lebih simple dan minimalis ketimbang desain yang “funky”. Gunakan font huruf yang simple dan cukup formal untuk body text seperti Arial, Sans serifs. Font huruf yang dekoratif dapat digunakan hanya untuk header slide presentasi, pastikan font huruf mudah terbaca. Perhatikan kontras warna huruf dan latar belakang slide, gunakan warna huruf yang gelap dalam latar belakang slide yang cerah. Atau sebalikanya jika template presentasi perusahaan menggunakan warna yang gelap, gunakan warna huruf yang cukup terang seperti putih, krem, abu-abu muda. Letakkan huruf secara sejajar kiri/kanan (align left/right), penggunaan posisi centre tidak nyaman untuk dibaca.

5. Gunakan gambar illustrasi secara tepat
Penggunaan gambar dalam slide presentasi menuai pendapat pro dan kontra, ada yang menganggap sebagai “pengganggu”, ada juga yang menganggap sebagai illustrasi yang dapat membantu menyampaikan pesan yang dipresentasikan. Lepas dari pro-kontra diatas gambar dapat digunakan sebagai ilustrasi dalam slide terutama untuk menjelaskan hal-hal yang dirasa “abstrak” sehingga dapat lebih mudah ditangkap audien. Satu tip khusus untuk gambar, jika akan menggunakan gambar clip art, sebisa mungkin jangan gunakan gambar bawaan dari Microsoft Office, yang sudah pasti gambar-gambar yang ada sudah pernah dilihat beberapa kali oleh para audien. Gunakan gambar ilustrasi yang unik dan menarik.

6. Berpikir diluar layar
Slide presentasi adalah satu bagian kecil dari presentasi bukan mewakili keseluruhan presentasi. Pembicara lah yang menjadi pusat dari presentasi. Sehingga hal-hal mencakup penampilan, bahasa tubuh, pengucapan, intonasi suara, pemahaman yang dalam terhadap topik, berdialog dengan audien, memegang peranan penting untuk mendukung suasana presentasi yang kondusif dan menarik untuk disimak.

7. Presentasi yang menggugah harapan atau emosi audien
Untuk membuat suatu presentasi yang menarik jangan lupa ada titik “tajam” yang disampaikan kepada audien. Dapat disampaikan di awal atau dipertengahan. Dalam hal ini titik yang tajam yang dimaksud adalah hal-hal yang terkait dengan emosi atau harapan para audien. Jika presentasi yang disampaikan mengandung suatu titik tajam yang menggugah harapan atau emosi audien akan dipastikan mereka memiliki ketertarikan untuk menyimak dengan fokus.

8. Lemparkan pertanyaan selama presentasi
Jika memungkinkan Lakukan sesi tanya jawab ringan disaat akan beralih kepada slide presentasi berikutnya. Sesi tanya jawab yang ringan selama presentasi akan mencairkan suasana serta menggugah rasa penasaran dari audien. Dan tentunya dapat membangun pemahaman yang lebih baik terhadap materi presentasi yang disampaikan.

9. Calm, Confident dan improvisasi
Diruang presentasi ada kalanya kita menjumpai kendala-kendala yang tidak bisa ditangani dengan jurus-jurus yang biasa kita gunakan, lakukan improvisasi, gunakan cara-cara baru yang dirasa akan membantu suasana presentasi lebih menarik dan efektif. Kembangkan serta gunakan gaya presentasi masing-masing personal yang memberikan keunikan tersendiri. Memang hal ini memerlukan latihan tapi improvisasi yang tepat akan memberikan nilai tambah terhadap berjalannya presentasi. Lemparkan joke-joke segar (yang sehat tentunya) untuk menyegarkan suasana. Untuk lebih memvisualisasikan konsep atau produk, bawalah prototype barang yang dapat diestafetkan kepada audien. Bersikaplah tenang jika terjadi kesalahan teknis atau kesalahan kecil, “don’t sweat by little stuff”.